PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE TERRENO Y GESTIÓN OPERATIVA
1. Objetivos
1.1 Objetivo General
El objetivo general de este documento es establecer los lineamientos principales para la coordinación operativa de los profesionales de JIA, principalmente en lo que se refiere a la gestión de terrenos, de manera de asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en tiempo y en calidad, a la vez que se organiza adecuadamente el tiempo de los profesionales de la manera más óptima posible, cuidando el equilibrio entre desarrollo profesional y la calidad de vida personal.
1.2 Objetivos específicos
• Establecer y unificar criterios para planificar adecuadamente las actividades de cada profesional de modo de cumplir con los plazos y la calidad comprometidos con el cliente.
• Garantizar en todo momento la seguridad de los profesionales.
• Velar por un adecuado equilibrio entre la vida laboral y personal.
• Incentivar mecanismos de traspaso de información dentro de la oficina, comunicando adecuadamente (en ambas direcciones) las actividades comprometidas y la participación de cada profesional en ellas.
2. Buenas Prácticas
Los lineamientos que se detallan a continuación describen lo que buscaremos establecer como “la manera adecuada de hacer las tareas en JIA” más que constituir un conjunto de normas de carácter obligatorio. Estos lineamientos servirán de base en cada caso para la aplicación de criterios profesionales en la toma de decisiones.
Las buenas prácticas del trabajo operacional en JIA establecen cuatro pilares fundamentales:
• Excelencia profesional
• Seguridad a toda prueba
• Equilibrio personal y profesional
• Comunicación bidireccional
La forma de entender estos pilares se describe a continuación:
2.1 Excelencia Profesional
Para poder entregar un trabajo de calidad y en los plazos comprometidos a nuestros clientes; el trabajo interno debe ser desarrollado de la misma manera. Así, la coordinación intra e interáreas y la planificación operativa deben ser de excelencia. En este sentido se espera que en JIA el trabajo se desarrolle bajo las siguientes directivas:
2.1.1 Planificar sobre base cierta, evitando programaciones tentativas de actividades.
Es fundamental que cada Jefe de Proyectos programe los terrenos o actividades que efectivamente se realizarán o que tengan alta probabilidad de ocurrencia. Así mismo, se hace necesario evaluar varias alternativas de planificación antes de comenzar las coordinaciones operativas.
2.1.2 Planificar con la mayor anticipación posible.
Esto permite que los profesionales puedan preparar adecuadamente la actividad asignada (por ejemplo, recopilación y revisión de información, identificación de equipos y/o materiales requeridos para comprar/arrendar a tiempo, etc.) y además permite a todas las unidades de apoyo tomar las acciones necesarias para respaldar las actividades (contratos, charlas, cursos, materiales, etc.)
2.2 Seguridad a toda prueba
En base a nuestra Política de Seguridad y Salud Ocupacional debemos asegurar el cuidado de nuestras personas aplicando las disposiciones indicadas en Procedimiento “S-P01_Visitas y Trabajos en Terreno”. Así mismo, se debe poner especial atención a la sobrecarga de actividades de terreno, que tiene un efecto directo en las acciones de autocuidado de los profesionales.
2.3 Equilibrio personal y profesional
El trabajo de excelencia sostenible en el tiempo se desarrolla siempre dentro de un contexto de preocupación por el bienestar por las personas que lo desarrollan. En este sentido, respecto del trabajo operativo en terreno, en JIA buscamos regirnos por las siguientes consideraciones:
2.3.1 El trabajo en terreno debe tener límites de continuidad
Se debe evitar que los profesionales estén 3 o más semanas consecutivas (completas) en terreno. Así mismo, se debe cuidar las situaciones límites a esta, que a pesar de no tratarse de semanas completas, se acerquen a este concepto. Es esperable que se combine el trabajo en terreno con el trabajo en gabinete.
2.3.2 El trabajo en terreno debe considerar el adecuado descanso diario
Si el horario de término de una actividad de terreno excede el límite razonable, el profesional podrá solicitar la flexibilización de su jornada laboral siguiente, en caso de que sus compromisos previos lo permitan y previo acuerdo con su líder respectivo. Así mismo, dentro del mismo terreno se debe evitar el exceder la jornada laboral normal.
2.3.3 El trabajo en terreno no considera los sábados, domingos ni festivos.
El trabajo los fines de semana y festivos es considerado excepcional y nunca la norma. Mucho más excepcional debe ser el trabajo en jornada completa en estos días, ya que lo esperable es que sólo se ocupe parte del día en traslados.
Por lo anterior, en JIA se compensarán los días domingos y festivos trabajados por la misma cantidad de horas en un día laboral (de lunes a viernes). El mismo tratamiento se hará para los días sábados, aun cuando estos son para todos los efectos días laborales. Estas compensaciones deberán en lo posible ser solicitadas inmediatamente después de la ejecución del terreno.
2.4 Comunicación bidireccional
Las decisiones estratégicas, tácticas y operacionales que se toman en la organización serán siempre tomadas en el nivel de decisión correspondiente y siempre serán comunicadas a los demás niveles involucrados y con la explicación atingente. Tantas veces como sea necesario y por todos los canales requeridos. Así también, los cambios en estas decisiones deben ser comunicados oportunamente a todos los involucrados. Se espera, en la medida de lo posible, que se integre a los profesionales participantes en la programación de los terrenos.
Todo profesional en JIA tiene el derecho y el deber de plantear sus opiniones y observaciones a las decisiones que le impacten directa o indirectamente; siempre de la manera correcta y buscando proponer soluciones alternativas dentro de un marco constructivo.
Deben hacerlo a través de los canales formales, tales como Jefes de Proyecto involucrados en el tema, Jefes de Área, Seniors, Gerente de Operaciones, de Desarrollo y/o Gerencia de Personas.
