Este año comenzamos la implementación de Microsoft SharePoint en JIA, que es una plataforma web de colaboración para empresas, que permite que sus trabajadores puedan acceder a espacios de trabajo compartidos para almacenar información y documentos.
Además, SharePoint -a diferencia de otros sistemas de gestión documental- permite ir activando funciones en el tiempo (no obliga a implementar todo de una vez), lo cual ayuda a la adaptación de los usuarios al nuevo sistema.
Gracias a lo anterior, el pasado 5 de junio lanzamos nuestra Intranet, la cual está pensada para recoger toda la documentación que tiene que ver con el soporte de nuestro negocio: carpetas de administración, prevención de riesgos, brochures, formatos, y en general todo lo relacionado a nuestros clientes (propuestas o proyectos).
Las principales características que hemos activado en SharePoint incluyen:
• El centro documental, el cual permite el almacenamiento y localización de todos nuestros documentos.
• Office Online, que permite trabajar desde equipos que no cuenten con aplicaciones office.
• Trabajo simultaneo para Office.
• Versiones e historial de los documentos.
• El motor de búsqueda que permite personalizar y acotar rápidamente lo que se requiere y la posibilidad de trabajar en móviles.
• Centro de Administración de Permisos.
• SharePoint para dispositivos móviles.
• Wikipedia SharePoint, que nos permite compartir distintos temas de manera colaborativa.
• La gestión de información a través de bases de datos, para reportabilidad.
• La creación de sitios Web para trabajo a distancia.
• La conexión a sistemas de información externos y las herramientas de Inteligencia de Negocio como Power BI.

Luego de esta implementación, el 2 de julio migramos las carpetas de clientes al sitio Portal de SharePoint, cerrando definitivamente el repositorio y dejándolo en modo de solo lectura. Desde esa fecha en adelante, comenzamos a acostumbrarnos a un sistema nuevo y a una nueva forma de trabajar. Todo esto será un proceso de aprendizaje, que a medida que usamos la aplicación irán apareciendo complicaciones, errores, o problemas de usabilidad, pero con el tiempo dejaran de ocurrir y conoceremos en mayor profundidad la herramienta.

¿Que sigue después de la implementación?
SharePoint tiene diversas funciones que se pueden ir activando y utilizando para aumentar la productividad de las empresas. Funciones como flujo de trabajo de documentos, sincronización de documentos, conexión de Outlook con SharePoint, desarrollo de aplicaciones a la medida, etc.
SharePoint es una plataforma de desarrollo continuo que permite ser extendido en la dirección que se considere necesaria, por ejemplo sitios de extranet para la creación de páginas públicas, o sitios de comunicación directa con nuestros clientes.