Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) hace un tiempo que han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación y mejora continua (innovación) permiten ventajas competitivas sobre productos y servicios profesionales, inherentes a nuestro negocio.
La Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación de Jaime Illanes y Asociados (UTIC‐JIA), conceptualiza la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, la infraestructura, el equipamiento (Hardware‐Software), los contenidos y mecanismos de intercambio de la información, los elementos de política y normalización y la eficiencia de los recursos disponibles.
Los componentes anteriores constituyen la operación de un Sistema para JIA, tanto en su desarrollo como en su aplicación para la excelencia del producto y servicio que persigue, siendo la TIC el núcleo central de un sistema multidimensional. Se debe por tanto, considerar algunos conceptos prácticos metodológicos pertinentes de alto impacto en el sistema JIA:
- Se debe hacer un uso absolutamente responsable de la información y los recursos disponibles de JIA.
- Las contraseñas de los usuarios y claves de acceso a JIA son personales e intransferibles.
- Todo requerimiento de soporte (hardware‐software), fallo y amenaza de seguridad TIC debe ser comunicado inmediatemente a UTIC‐JIA.
- El sistema SharePoint considera confidencialidad y la disposición oficial de la información de JIA y de nuestros clientes; por lo tanto los archivos deben estar siempre en el portal y/o intranet y NO en otro lugar como en el escritorio, en disco local y mucho menos en otros dispositivos.
- La alta disponibilidad de Proyectos implica la disposición de toda la data inherente al proyecto, es decir, subir al SharePoint propuestas, estados de pagos, presupuestos, cotizaciones, carta adjudicación, correspondencia, etc.
- La comunicación transversal y efectiva es básica siempre como una práctica oportuna y sostenible de todos los estamentos de JIA y particularmente hacia nuestros clientes.
- Carga de Horas: Todos deben hacer registro oportuno de HH y asignación de terrenos en el JIAProplanner, las excepciones son eso, excepciones.
- Correo Corporativo: El mail de JIA se debe usar para fines de trabajo y no otros.
- Dentro de la organización NO enviar adjuntos que se encuentran en SharePoint, basta solo enviar el link.
- Versiones del Office: El “modo de compatibilidad” de los archivos deben cambiarlo a la versión más reciente (primer paso), guardando como y/o modo “Convertir” en Archivo>Información, si no sabe avise a las secretarias y/o a UTIC.
- El uso de dispositivos USB personales deben ser informados y revisados por UTC‐JIA, antes de conectar al PC.
- Ante cualquier fallo (servidores, PC) o corte de luz, abrir primero el Software o Aplicación, nunca el archivo directamente, esto permitirá utilizar las herramientas de auto recuperación.