Información estratégica para la toma de decisiones

Con el paso de los meses, la incorporación de la herramienta de gestión ProPlanner, a cargo de la Gerencia de Planificación y Control, ha comenzado a entregar información relevante para la toma de decisiones estratégicas en la empresa.

Puntualmente, en el caso de la Propuestas, destaca que con la información recogida se ha logrado establecer de mejor forma los costos asociados a cada proyecto, la cantidad de horas necesarias para su ejecución y los porcentajes de efectividad, entre otros.

Así también, ha dejado latente las áreas por mejorar y de esta forma ser cada vez más asertivos en identificar lo que se está pidiendo y no aquello que está fuera del alcance solicitado.

Para que nos cuente un poco más sobre estos avances, conversamos con el Gerente de Desarrollo de JIA, Octavio Ortíz:

¿Qué mejoras ha permitido la implementación de la herramienta Proplanner?
Nos ha permitido llevar un mejor control respecto del estado de las propuestas presentadas y la proyección, en términos de ingresos, si éstas son adjudicadas. También nos ha permitido confeccionar índices relativos a la cantidad de propuestas adjudicadas y al monto adjudicado, respecto del total presentado.

Por otro lado, tenemos claridad en las horas semanales que se cargan a propuestas y las comparamos respecto del plan estimado.

¿Cuáles han sido los principales hallazgos en relación a la efectividad de las propuestas?
Que nuestra efectividad está cercana al 50% en términos de cantidad y al 25% en cuanto al monto adjudicado. Son indicadores buenos y en parte están basados también en propuestas que incluyen ampliaciones de contratos ya existentes.

De todas maneras estamos constantemente revisando esto (cada semana) para detectar variaciones en el corto plazo. Actualmente nuestros indicadores más elevados están en propuestas de montos bajos.

En base a dicha información, ¿qué medidas han tomado? ¿Han tenido el resultado esperado?
En base a esta información hemos sido selectivos en las propuestas que presentamos y también en la estimación de costos de las mismas.

Hemos creado además una base de datos de gastos para diferentes ítems (pasajes aéreos, arriendo de camionetas, estadías, arrido de equipos, subsistencia, entre otros), lo que nos ha permitido estandarizar la estimación.

Actualmente hemos mantenido los indicadores y no ha habido mucha variabilidad en ellos, por lo que estimamos que el resultado ha sido positivo.

¿En qué aspectos se debe trabajar para seguir mejorando en dicho aspecto?
Siempre hay cosas que mejorar y debemos seguir trabajando en las propuestas de montos altos, ya que en ese segmento tenemos indicadores muy bajos.

Debemos mejorar en la estandarización de las propuestas en relación a sus alcances, a los hitos y formas de pago, y hacerlas más atractivas en relación al objetivo final, sin perder de vista el negocio.